100 Tage im Our Office – ein erstes Fazit.

Donnerstagmittag, 13:00 Uhr. Ich sitze in der Zwischenebene in unserem mittlerweile schon nicht mehr ganz so neuen Our Office in Nordhorn – allein, die anderen Sitzmöglichkeiten sind unbesetzt. Dafür herrscht unter mir im Deli Betriebsamkeit. Es gibt Butterhuhn und unser Koch André scheint sich erneut selbst übertroffen zu haben. Wieder zurück zu meinem Laptop vor mir und der Frage: Wie fällt mein Fazit für unseren Büro-Neubau denn nun aus?

Sich nacheinander ganz sachlich mit allen Bereichen und Lösungen auseinanderzusetzen, wäre zu kurz gedacht. Denn dann müsste ich Ihnen jetzt von einer Lounge-Ebene abraten – schließlich wird sie bei uns wenig genutzt. Ebenso müsste ich Ihnen sagen, dass zukünftig kein Weg mehr an einem gastronomischen Angebot in einem Bürogebäude vorbeiführt, weil das Deli gerade brechend voll ist. So einfach ist das aber definitiv nicht. Denn das Gebäude ist nicht aus einem Selbstzweck heraus geschaffen worden, sondern steht in einer ständigen Wechselwirkung mit unserer Unternehmenskultur. Neues Denken über Arbeit lässt sich nicht per Knopfdruck implementieren. Wir befinden uns mitten in einem Transformationsprozess. Unser neues Büro packt die Art und Weise, wie wir früher über Arbeit gedacht haben, definitiv an der Wurzel und kann als Botschafter für die bereits gestartete Reformation angesehen werden. Dennoch müssen wir uns die Zeit dafür lassen, von unserem Gebäude zu lernen und im Gegenzug mit unseren gemachten Erfahrungen auch immer weiter an diesem sowie an uns selbst zu arbeiten.

Blicken wir zunächst ein Jahr zurück. Während die beiden Büro-Neubauten in die Höhe wuchsen, wurden im Kollegium erst einmal die Vorurteile gegenüber dem neuen „Großraumbüro“ größer. Denn es wurde von Anfang an kommuniziert, dass die beiden Geschosse jeweils als eine große Fläche angelegt sind. Fragen zur Privatsphäre und Lautstärke wurden unter vorgehaltener Hand diskutiert. Ebenso wollte niemand die Freiheit aufgeben, selbst über die Beleuchtung und das Öffnen der Fenster zu entscheiden. Der Mensch ist eben doch ein Gewohnheitstier und davon kann auch ich mich nicht freisprechen.

Dann kam aber der erste Arbeitstag im neuen Büro. Bei mir war es ein Dienstag Ende Juli. Während ein Umzugsteam alles für unseren Start vorbereitet hatte, war ich die letzten zwei Wochen im Homeoffice gewesen und freute mich so oder so, wieder unter Menschen zu arbeiten. Also doch: Vorfreude. Und dann dieser Wow-Effekt, als ich das erste Mal durch die Eingangstür getreten bin. Die Höhe. Die Atmosphäre. Die Kolleg:innen, die schon im Deli sitzen und sich unterhalten. Mein Platz ist gleich links unten im Erdgeschoss. Er ist vollständig eingerichtet, der Karton mit meinen persönlichen Sachen steht daneben, an der Stellwand werde ich namentlich begrüßt und auf meinem Schreibtisch steht ein Willkommens-Paket. Laptop an die Dockingstation anstöpseln und los geht’s. Wahnsinn! Das muss ich an dieser Stelle echt einmal loswerden. Die Vorurteile sind wie weggeblasen.

Mittlerweile sind über 100 Tage vergangen und wir haben uns eingelebt. Die Vorurteile sind bei mir nicht wieder zurückgekehrt. Denn ich empfinde das Großraumbüro überhaupt nicht als Großraumbüro. Die Stellwände, die in Zukunft mit wenig Aufwand flexibel umgestellt werden können, entsprechen zwar nur knapp einem Drittel der gesamten Raumhöhe eines Geschosses, sind aber eben doch zwei Meter hoch. So haben hier alle schon ein Stück weit ihren eigenen Bereich und trotzdem bleibt alles sehr offen. Kleiner Wermutstropfen: Von meinem Arbeitsplatz aus habe ich keinen direkten Blick nach draußen. In jedem Fall gibt es hier aber keine geschlossenen Türen, auch nicht zu den Geschäftsführern und zum Vorstand. Das stärkt den Team-Gedanken und macht unsere flachen Hierarchien sichtbar. Sorgt natürlich aber auch erst einmal für Reibung, weil wir jetzt viel stärker voneinander mitbekommen, wie und wann wir arbeiten oder halt auch mal nicht. Jede:r hat hierzu eine andere Einstellung und das Gebäude stellt uns vor die Herausforderung, dass wir mehr denn je ein gemeinsames Gefühl für „richtig“ und „falsch“ entwickeln müssen. Außerdem müssen wir lernen, dass Verhalten der Kolleg:innen nicht ständig bewerten zu wollen. Was für mich richtig ist, muss für den Kollegen um drei Ecken nicht genauso sein. Und umgekehrt. 

Gibt es Dinge, die man in der offenen Arbeitsumgebung nicht erledigen kann oder möchte, gibt es dafür im Gebäude verteilt Fokusräume. Kleine Kabinen mit Schreibtisch, zwei Monitoren und einer Dockingstation. Genau dahin bin ich gerade gewechselt. Ich komme mit dem Schreiben wirklich gut voran. Dennoch muss ich zugeben: Ich arbeite selten hier. Warum? Das kann ich gar nicht so genau sagen. Das Bedürfnis nach kompletter Ruhe ist vermutlich selten so hoch, dass ich überhaupt auf die Idee komme, den Platz zu wechseln. Vermutlich sind auch ein Stück weit Bequemlichkeit oder sogar Überforderung mit den neuen Möglichkeiten dabei. Dennoch halte ich die Fokusräume für ein wichtiges Angebot. Denn sie geben ein Versprechen ab: Hier bekommst du deine komplette Privatsphäre, wenn du sie brauchst.

Ähnliches gilt für Besprechungen mit mehreren Personen. Verteilt auf die eine große Gesamtfläche gibt es verschiedenste Kabinen, in denen Besprechungsräume untergebracht sind – für zwei bis maximal zehn Teilnehmer:innen. Im Erdgeschoss gibt es zusätzlich einen großen Konferenzraum, den man dreiteilen oder im Ganzen nutzen kann. Dort war ich bislang nur selten. Gerade für interne Termine nutzen wir lieber eine der offenen Teamzonen. Das Gebäude hat schon ein wenig mit unserer Einstellung gemacht: Wenn die Themen das zulassen, bespricht es sich für uns ohne Tür mittlerweile besser. Vor allem in kreativen Runden sind eine offene Atmosphäre oder vielleicht auch mal ein spontaner Gast inspirierend.

Damit wäre die Liste der verschiedenen Arbeitsorte auf dem Papier abgehakt. Die letzten Monate haben mich aber eines Besseren belehrt. Unser altes Bürogebäude war zwar auch schon relativ modern eingerichtet, aber es war nicht auf Austausch und zufällige Begegnungen ausgelegt – und das erkenne ich erst jetzt. Die Küche war in der äußersten Ecke des dritten Geschosses, jedes Geschoss war mit einer Schließtür vom Treppenhaus klar abgetrennt und die verschiedenen Teams waren sehr viel unter sich. Im Our Office hingegen sind das Deli und die große geschossverbindende Treppe das Herzstück. Hier begegnet man sich – scheinbar zufällig, aber vermutlich genau so gewollt. Dabei findet nicht immer ein effizienter, beruflicher Austausch statt. Aber wir vernetzen uns stärker, geben vielleicht mal einen Einblick in das letzte spannende Projekt oder unterhalten uns einfach über persönliche Themen.

Zu einer Bürogemeinschaft wie unserer gehört auch die Diskussion um Geschirr, Aufräumen und Rücksicht. Die Erfahrung haben wir gleich in den ersten Tagen gemacht. Direkt neben dem Deli gibt es einen Geschirrwagen, von dem aus die benutzten Tassen und Teller von unserem Deli-Team dann immer schnell in die Spülmaschine gestellt werden können. Kurzzeitig brannte tatsächlich eine Diskussion dazu auf, ob die Kolleg:innen aus dem Obergeschoss ihr benutztes Geschirr wirklich wieder mit nach unten bringen müssen. Ebenso herrschte wenig Begeisterung darüber, dass jetzt nicht mehr jede Person einen eigenen Mülleimer hat, sondern Sammelstationen genutzt werden müssen. Nachhaltigkeit und Mülltrennung sind zwar allen wichtig, aber bitte nicht, wenn man dafür laufen muss. Eine Anti-Haltung, die anfangs vielleicht auch noch ein bisschen mit den Vorbehalten gegenüber dem Neubau zusammenhing, zum Glück aber schnell verpuffte. 

Unnötige Diskussionen, die aber zumindest aufzeigten, dass es ein paar Regeln braucht. Nicht im Sinne einer Top-down-Entscheidung, sondern eher im Sinne eines Knigges, den wir gemeinsam weiterentwickeln können. Vanessa, unser Coach für Neues Arbeiten, hat einen Aufschlag gemacht und in unserem Wiki festgehalten, welche Regeln und Gewohnheiten bei uns für eine gelungene Zusammenarbeit sorgen. Darin enthalten sind teils sehr banale und eigentlich selbstverständliche Dinge, die aber einfach einmal ausgesprochen werden müssen. Und nach meinem Empfinden sind wir als Gemeinschaft daran gewachsen. Klingt vielleicht ein wenig theatralisch, aber jetzt packen wir uns an die eigene Nase und wischen auch mal das verschüttete Kaffeepulver vor einer der Filterkaffeemaschinen weg, denken an das Anmelden am Welcome Desk – auch aus Freundlichkeit, damit die Kolleg:innen wissen, wer heute im Haus ist – und Arbeitsutensilien wie Memoboards oder mobile Bildschirme stellen wir dahin, wo wir sie hergeholt haben. Das fühlt sich ein bisschen an wie in einer WG.

Natürlich ist unser Büro-Knigge aber nicht für immer in Stein gemeißelt. Im Wiki kann jede:r von uns Änderungen vornehmen. Und das ist auch sinnvoll, wie wir in unserem Arbeitsalltag bereits gemerkt haben. Vor allem eine große „Marotte“ werden wir wohl so schnell nicht los. Einer der Grundpfeiler von Neuem Arbeiten ist Agilität. Wir haben das für uns übersetzt in: Es gibt keine festen Arbeitsplätze. Wir räumen die Schreibtische abends leer und setzen uns am nächsten Morgen dahin, wo es für die anstehenden Aufgaben gerade Sinn ergibt. So zumindest der ursprüngliche Plan.

Die Realität sieht noch anders aus. Ein Großteil von uns hat sich den Arbeitsplatz, der uns aus rein organisatorischen Gründen für den ersten Tag zugeordnet war, ein wenig zu eigen gemacht – mich eingeschlossen. Vermutlich wäre ich auch wirklich genervt, wenn eines Morgens jemand anderes an „meinem“ Schreibtisch sitzt. Und das obwohl ich doch eigentlich den Blick nach draußen sogar misse und ein anderer Schreibtisch meinen Bedürfnissen besser gerecht werden könnte. Dennoch möchte ich mir dieses bisschen Gewohnheit ohne guten Grund nicht nehmen lassen. Und da wären wir bei einem entscheidenden Punkt angekommen. Denn wenn sich Neues Arbeiten wirklich an den Bedürfnissen der Mitarbeitenden ausrichten möchte, dann ist der Wunsch nach einem eigenen Platz vielleicht okay. Oder ist das zu viel verlangt? Ganz ehrlich: Ich bin mit dieser Frage überfordert. Und weitergedacht: Ist diese Frage überhaupt von Bedeutung, wenn wir uns von unserem neuen Bürogebäude zu einer neuen Art und Weise des Arbeitens inspirieren lassen wollen? Auf der einen Seite denke ich: Ja, genau da fängt die Haltung doch an. Auf der anderen Seite kann man auch argumentieren: Lasst uns doch bitte nicht im Klein-Klein verlieren. Spannend wird es vermutlich spätestens dann wieder, wenn wir mehr Kolleg:innen eingestellt haben, als Arbeitsplätze zur Verfügung stehen. Aber in dem Fall werden wir schon ein neues Commitment finden. 

Kommen wir zur echten Pause. Und auch da können wir von unserem Gebäude noch etwas lernen, würde ich sagen. Uns werden verschiedene Angebote dafür gemacht, richtig abzuschalten. Denn Neues Arbeiten bedeutet auch, dass wir uns nicht mehr darüber definieren sollten, wie viele Stunden wir wieder am Stück geschuftet haben – so habe ich es von Vanessa gelernt. Pausen sollte man deshalb nicht als die Zeit betrachten, die man beim Arbeiten wieder hinten dranhängen muss. Denn wer den Kopf zwischendurch auch mal frei macht, wird hinterher effizienter und kreativer.

So weit sind wir aber noch nicht – das können wir offen und ehrlich zugeben. Unsere To-do-Listen sind voll und einfach mal nichts tun passt da nicht ins Konzept. Und genau deshalb saß ich vorhin allein in der Loungeebene und habe dort gearbeitet, statt Pause zu machen. Ein Zwischengeschoss mit gemütlichen Sitzecken und sogar zwei Liegen, die uns einladen. Allerdings sind wir mit dieser Einladung noch überfordert und ich bin gespannt, ob wir das überwinden können. Und auch die Dusche ist so ein Angebot, das wir noch nicht wirklich viel nutzen. Gedacht war sie zum Beispiel für einen Lauftreff in der Mittagspause. Es gibt zwar einige bei uns, die Sport betreiben, der sich gut in die Mittagspause integrieren ließe. Allerdings scheuen wir uns noch davor, Arbeit und Freizeit auf diese Art und Weise stärker verschmelzen zu lassen. Was noch nicht ist, kann aber ja auch hier noch werden. Und falls nicht, können wir uns überlegen, wie wir mit dem Gebäudedarauf reagieren.

Und dann gibt es da doch noch diese Dinge, die man ganz einfach als gut oder schlecht bewerten kann. Da gibt es Lösungen, die mir als Nutzerin einen echten Mehrwert schaffen. Wobei ich vorwegschieben muss, dass wir jetzt von den Dingen sprechen, die längst zu einer Selbstverständlichkeit geworden und genau deshalb so wertvoll sind. Zum Beispiel wäre da die wirklich gute Akustik in dieser – provokant gesagt – Logistikhalle. Die Akustikpaneele, das Soundmasking und die Inneneinrichtung schaffen es, dass ich zwar eine Art Grundrauschen um mich herum wahrnehme, aber mich dadurch beim Arbeiten nicht gestört fühle. Natürlich gibt es an jedem Arbeitsplatz spezielle Dinge, die man dann doch etwas stärker wahrnimmt – bei mir sind es zum Beispiel die Kolleg:innen, die dazu neigen, die Treppe „hochzustampfen“ ;-). Dafür würde ich meine Kollegin Annika, die eine Stellwand und Luftlinie nur drei Meter entfernt von mir sitzt, den ganzen Tag nicht wahrnehmen, wenn sie ihren Platz nicht verlassen und dabei an mir vorbeilaufen würde.

Auch über die Technik möchte ich ein paar lobende Worte loswerden. Natürlich hatten wir auch die eine oder andere Kinderkrankheit oder das Internet lädt mal nicht so schnell, wie ich es gerne hätte. Dennoch ist gerade die Selbstverständlichkeit der guten Grundausstattung von großer Bedeutung. Wir können uns einfach an jedem Arbeitsplatz, in jedem Fokusraum und natürlich auch im Homeoffice einstöpseln und loslegen. Dazu kommt die großzügige Ausstattung der Besprechungsbereiche – sei es mit Monitor, Rechner, Kamera, Lautsprecher oder auch dem zentralen Steuerungssystem. Außerdem kann ich mit meinem Chip da drucken, wo ich gerade bin. Richtig tolle Rahmenbedingungen, dieaus Arbeitgebersicht zwar auch einfach Sinn ergeben, aber natürlich auch ein Invest bedeuten. Diese Entscheidung muss erst einmal getroffen werden und ich halte sie absolut für die richtige. Nur wenn diese Voraussetzung geschaffen ist, hat der Transformationsprozess hin zu Neuem Arbeiten überhaupt Aussicht auf Erfolg.  

Und last, but not least ist da das Deli. Gekocht wird gesund und lecker, mit regionalen Zutaten. Es gibt immer ein Tagesgericht wie zum Beispiel das Butterhuhn und alternativ gibt es über den Tag verteilt verschiedene andere Leckereien wie Salat zum Selbstzusammenstellen, eine belegte Stulle, Joghurt oder Porridge mit Granola und Obst, jeden Tag eine andere Nachspeise und einen anderen Kuchen, Smoothies und als Überraschung vielleicht auch mal einen Punsch. Wir werden hier umsorgt, das spüren wir ganz deutlich. Für die verschiedenen Kaffeespezialitäten aus der Siebträgermaschine müssen wir dabei nicht einmal zahlen. Die Preise für alles Weitere sind so gut, dass man es sich gerne leistet. Am Anfang funktionierte dabei das Kassensystem leeeeider noch nicht. Hieß für uns: Erst einmal gratis essen. Und da war im Deli die Hölle los. Manch eine:r musste sich zwar erst noch an die eine oder andere gesunde oder spezielle Zutat gewöhnen und guckte zunächst skeptisch auf den eigenen Teller. Am Ende überzeugten die Gerichte aber auf ganzer Linie.

Mittlerweile zahlen wir für das Essen und das Deli ist nicht mehr so überlaufen. Für die Küchenteams ging damit, glaube ich, auch ein Stück weit Ernüchterung einher. „Volles Haus“ ist natürlich das Ziel. Und auch die Finanzierung des Angebots spielt schließlich eine Rolle. Aber zum Beispiel ein warmes Mittagessen auf der Arbeit passt nicht in jeden unserer Alltage. Wer zu Hause mit der Familie kocht, möchte sich vielleicht einfach mit seinem Brot zu den Kolleg:innen setzen, die den warmen Teller vor sich haben. Und genau das ist zum Glück in Ordnung bei uns. Ich kann mich auch mit meinem eigenen Müsli ins Deli setzen und mir einen Kaffee dazu holen. Klingt erst einmal selbstverständlich, aber man hätte das Ganze auch zu einer Pflichtveranstaltung machen können. So habe ich in jedem Fall das Gefühl, dass der Fürsorge-Aspekt die treibende Kraft ist. Mal bringe ich mir also etwas mit und mal hole ich mir etwas im Deli – so, wie es gerade am besten für mich passt.

Vanessa Jobst-Jürgens, unser Coach für Neues Arbeiten, hat mir letztens gesagt, dass sie New Work wenn nötig mit nur drei Begriffen zusammenfassen kann: Selbstverantwortung, Vertrauen und Wertschätzung. Und Our Office ist in diesem Prozess definitiv ein wichtiger Meilenstein, aber noch nicht allein eine Lösung. In der Theorie wollen wir dieses „Neue Arbeiten“ alle irgendwie. Und bislang konnte man da immer leicht drüber reden, denn in unseren alten Arbeitsumgebungen fiel es gar nicht auf, wenn man in alten Mustern verharrte. Jetzt liefert uns das Gebäude eine Steilvorlage und wir erleben gerade in der Praxis regelmäßig an unterschiedlichsten Stellen, dass die Transformation gerade erst begonnen hat.

Und auch die Gretchenfrage muss erlaubt sein: Können wir das überhaupt schon? Ich sehe das so: Diskussionen sorgen auch immer für Fortschritt.Wir Mitarbeiter:innen hatten und haben weiterhin die Chance, dieses Gebäude wirklich zu unserem zu machen. Und das funktioniert auf ganz verschiedenen Ebenen. Indem wir zum Beispiel dafür sorgen, dass Stellwände entsprechend unseren Bedürfnissen versetzt werden oder aber die WG-Regeln an die Realität weiter angepasst werden. Aber auch indem wir die Transformation unserer Haltung zum Thema Arbeit mitgestalten. Selbstverantwortung, Vertrauen und Wertschätzung sind im Kleinen wie im Großen spürbar. Und fehlt es uns in einer bestimmten Situation noch an einem dieser Punkte, dann sollten wir diese auch einfordern. Dafür braucht es Selbstbewusstsein. Und genau dafür stärkt uns Our Office den Rücken. Denn es ist nicht nur ein Gebäude, sondern auch ein klares Bekenntnis zu einer agilen und offenen Unternehmenskultur.